Arbeitszeiterfassung
Unsere Lösung für die Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten beinhaltet alle notwendigen Funktionen für die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation der Arbeitszeit. ClickTime passt sich dabei flexibel an die unterschiedlichen Bedürfnisse und Prozesse von Unternehmen jeder Größe an.
Funktionen der Arbeitszeiterfassung im Überblick
Arbeitszeitmodelle
Unsere flexibel konfigurierbaren Arbeitszeitmodelle bilden die Vielfalt der möglichen Arbeitsverträge in Unternehmen ab. Das können unterschiedliche Wochenarbeitszeiten, Erfassungsmöglichkeiten, Gleitzeitregelungen, Pausenregelungen etc. sein. Jeder Mitarbeitende, vom Freiberufler bis zum Vorstand, hat somit seine individuellen Arbeitsvorgaben und Steuerungen seiner Zeiterfassung für Arbeit und Abwesenheiten.
Urlaub beantragen und verwalten
Mitarbeitende können einfach Urlaub beantragen und von Vorgesetzten genehmigen lassen. Das Urlaubsguthaben der Mitarbeitenden berechnet das System je nach Anstellung. Deshalb kennt ClickTime vielfache Berechnungsmethoden, welche sich nach Funktion, Alter oder Dienstalter unterscheiden. Zum Glück macht dies ClickTime automatisch und berücksichtigt auch Änderungen der Beschäftigung sowie Ein- und Austritte.
Flexible Kategorien der Zeiterfassung
Für die minutengenaue Zeiterfassung von Arbeit und Abwesenheiten nutzt man zusätzliche Erfassungstypen, um betriebsspezifische Strukturen abzubilden. Damit erhöhen Sie die Aussagekraft der im Betrieb erfassten Stunden. Dazu gehören unter anderem Zusatzkategorien wie z.B. Nachtschicht, Sonntagsarbeit, Homeoffice, Fahrzeit, Bereitschaft, Kurzarbeit, Berufsschule etc. verwendet.
Feiertage
Unsere Feiertagskalender enthalten alle zentralen Zeitgutschriften für offizielle oder lokale Feiertage, verkürzte Arbeitstage, Fasnachtstage oder sonstige gewährten freien Tage. Das reduziert entsprechend die Tagessollzeit. Regionale und überregionale Feiertage werden für alle Mitarbeitenden abhängig von ihrem Standort berücksichtigt.
Pausen
Die Regelung der Pausen ist in jedem Unternehmen unterschiedlich gelöst. ClickTime kann automatisch fixe Pausen hinterlegen oder im Rahmen von Regeln je nach Arbeitszeit Minimalpausen prüfen.
Zeitsalden
Bei den Zeitsalden werden die meist verwendeten Urlaub-, Gleitzeit- oder Überzeitsalden berechnet. Zusätzlich können auch weitere Saldi berechnet und verwaltet werden wie z.B. Ausbildungssaldi, Jahresüberzeit, Vorholtage, Jubiläumsferientage etc.
Genehmigungsprozesse
Geplante Abwesenheiten können einerseits vom Vorgesetzten im Voraus mit einem Antrag genehmigt werden wie z.B. Urlaub und andererseits werden alle erfassten Stunden zum Ende des Monats genehmigt. Dazu erhält der Vorgesetzte einen umfassenden Einblick in die Stunden seines Teams, um die notwendigen Kontrollen wahrzunehmen.
Berechtigungen
Jeder Mitarbeitende im System sieht genau das, was er darf und was seine Rollen im System erlauben. Deshalb erhält jeder eine oder mehrere Rollen und allenfalls notwendige Zusatzberechtigungen, um seine Funktion und seine Arbeiten wahrzunehmen.
Verwaltung Firmengruppe
Natürlich kann die Zeiterfassung von Arbeit und Abwesenheiten auch von mehreren Firmen in einem System abgebildet werden. Diese werden entweder als getrennte Mandanten abgebildet oder können als Geschäftsbereiche geführt werden. Die Flexibilität des Systems garantiert die Abbildung der firmenspezifischen Eigenheiten und Handhabung der Arbeitszeiterfassung.
Kostenstellen
Für Kostenumlagen eignet sich die Option Kostenstellen, um eine einfache Zuordnung der Stunden zu ermöglichen und diese auszuwerten. Diese können im Rahmen von Schnittstellen auch in das Lohnprogramm übermittelt werden. Kostenstellen verwendet man auch in Projekten, um diesen Kosten zuteilen zu können.
Vorholtage in der Zeiterfassung
Vorholzeit ist ein beliebtes Instrument, um freie Weihnachtstage oder Brücken bei Feiertagen zu kompensieren. Dabei werden unterschiedliche Vorgehensweisen verwendet, indem die Wochenarbeitszeit generell erhöht wird oder Arbeitstage verlängert werden.
Dokumente
Unsere Dokumentenfunktion ermöglicht die Zurverfügungstellung von Informationen an die Mitarbeiter. Das sind z.B. technische Anleitung ClickTime, Personalregelungen, Interne Zeitvorgaben etc. Zusätzlich werden bei Bedarf auch Arztzeugnisse bei Abwesenheiten durch Krankheit hochgeladen.
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Gerne beraten wir Sie oder testen Sie unsere Lösung für 30 Tage kostenlos.
Häufige Fragen und Antworten
Ist Arbeitszeiterfassung in meinem Unternehmen Pflicht?
Ja, die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland grundsätzlich Pflicht. Diese Verpflichtung ergibt sich sowohl aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) als auch aus der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Der EuGH hat in einem Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) entschieden, dass die Mitgliedstaaten der Europäischen Union dazu verpflichtet sind, die Arbeitgeber dazu anzuhalten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.
Das Ziel dieser Vorschrift ist es, die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften, wie maximale Arbeitszeiten und Mindestruhezeiten, zu gewährleisten und zu überwachen. Arbeitgeber in Deutschland müssen daher sicherstellen, dass sie ein System zur Arbeitszeiterfassung implementieren, das diese Anforderungen erfüllt. Mit ClickTime erfüllen Sie alle Anforderungen mit einem einfachen und flexiblen System.
Ist es möglich, auf eine detaillierte Arbeitszeiterfassung zu verzichten?
Ja, wir bieten eine automatisierte Eintragung von Arbeitszeiten basierend auf Arbeitsplänen innerhalb des Moduls Dienst- und Schichtplanung an. So können Mitarbeitende auf individuelle Zeiteinträge verzichten. Fragen Sie uns nach den Möglichkeiten unserer Software.
Wie hoch sind die Kosten für ein Zeiterfassungssystem?
Die Kosten für ein Zeiterfassungssystem können variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab:
- Art des Systems: Einfache Systeme, wie z. B. Stechuhren oder Excel-Tabellen, sind in der Regel deutlich günstiger als komplexe Softwarelösungen.
- Funktionsumfang: Je mehr Funktionen ein System bietet, desto höher sind in der Regel die Kosten.
- Anzahl der Nutzer: Die meisten Systeme werden nach der Anzahl der Nutzer lizenziert, d. h. je mehr Mitarbeiter das System nutzen, desto höher sind die Kosten.
Für Preisinformationen zu ClickTime besuchen Sie bitte unseren Kostenrechner.
Welche Arbeitszeitmodelle bietet ClickTime für die Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten an?
ClickTime bietet flexible Arbeitszeitmodelle an, die sich an die verschiedene Arbeitsverträge jedes Unternehmens anpassen. Inklusive unterschiedlicher Wochenarbeitszeiten, Arbeitsorte wie Homeoffice und individuelle Regelungen zu Gleitzeit, Pausen, Urlaub und andere, konfigurierbare Zeitguthaben.
Wie können Mitarbeitende Urlaubszeiten anfragen und verwalten?
Mitarbeitende können unkompliziert Urlaub beantragen, welcher anschließend von den Vorgesetzten oder Stellvertretern genehmigt wird. ClickTime kalkuliert automatisch die Urlaubsansprüche basierend auf den Arbeitsbedingungen wie sie im Arbeitszeitmodell geregelt sind, und passt diese bei Änderungen im Beschäftigungsverhältnis sowie bei Ein- und Austritten an.
Wie werden Feiertage in ClickTime berücksichtigt?
ClickTime beinhaltet Feiertagskalender, die offizielle oder regionale Feiertage berücksichtigen. Dabei werden die erforderlichen täglichen Arbeitsstunden entsprechend reduziert und regionale Unterschiede für jedes Bundesland und für alle Mitarbeiter in Betracht gezogen.
Wie geht ClickTime mit Pausenregelungen um?
ClickTime kann automatisch festgelegte Pausen setzen oder Mindestpausen entsprechend der Arbeitsstunden überprüfen, angepasst an die gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien jedes Unternehmens.
Was sind Zeitguthaben in ClickTime?
ClickTime berechnet gängige und konfigurierbare Zeitguthaben wie Urlaub, Gleitzeit und Überstunden. Aber auch individuelle Zeitguthaben, die die Unternehmensführung ermöglicht, wie zum Beispiel Weiterbildung, Homeoffice und Freizeitaktivitäten.
Welche Arten von Berechtigungen verwendet ClickTime?
Mitarbeiter sehen nur das, was ihre Rollen im System zulassen, wobei Rollen und zusätzliche Berechtigungen durch Berechtigungsgruppen oder individuelle Ansichten ihren Zugang und ihre Fähigkeiten im System definieren.
Kann ClickTime die Zeiterfassung für mehrere Unternehmen verwalten?
Ja, wir können die Zeiterfassung von Arbeit und Abwesenheiten über mehrere Unternehmen oder Organisationen hinweg darstellen, entweder als separate Kunden oder Geschäftseinheiten, um Flexibilität für spezifische Bedürfnisse zu gewährleisten.
Ist es möglich, auch Projektzeiten zu erfassen?
ClickTime bietet umfangreiche Möglichkeiten für die Erfassung und Auswertung von Projektzeiten. Im buchbaren Modul Projektzeiterfassung kann eine Zeiterfassung für Projekte durchgeführt werden.